ITのプロジェクトってなんで炎上するんだ?人不足?リスク感性?管理不足?

こんにちは、Mahaloです。私はIT業界に勤務しております。最近、大炎上プロジェクトに投下されることが多く、非常に困っています。自分自身のプロジェクトが安定的に進んでいるから余裕はあるのですが・・・

複数の炎上プロジェクトを経験し、それらに共有していた点をまとめました。プロジェクトが炎上してしまう原因から、対策を考えてみましょう。

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炎上プロジェクトに共通しているダメな点

先日急遽手伝うことになってしまった炎上プロジェクトは、以下の問題点がありました。なぜこんな初歩的なことができていないだ!と思うかもしれませんが、事実です・・

  • タスクの洗い出しが不十分
  • メンバー間で課題・タスクの共有ができていない
  • リスク管理ができていない
  • プロジェクトマネージャーが状況を理解できていない
  • クライアントをコントロールできていない。コミュニケーションが足らない
  • アウトプットの質や量をコントロールできない

逆にプロジェクトとしてできていたことは、何かと言うと・・・・。何もなかったです。それほど今まで何していたんだよ!!と思うほど酷い状態でした。

それぞれ何故できていないことがダメなのでしょうか?最低限やらなければならないことからみていきましょう。

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タスクの洗い出しができていないと対応が後手に!リスクも洗い出せない

炎上しているプロジェクトの多くは、タスクの洗い出しができていない!この当たり前のことができていないため、多くの不都合が発生してしまうのです。

まず、タスクの洗い出しができていない事で、何が発生してしまうのでしょうか??

最初に出てくる不都合は、場当たり的な対処が続き、対応が後手後手になってしまう事だと思うんですよ。後手後手に回ると、急な想定外が発生した場合に一気に破綻します。

小学校の夏休み最終日に読書感想文を書かなければならないのに、どんな本を読むかも決めていないって子がクラスに1人はいましたよね。この場合、感想文を納品するために本を買わなくてはいけないという想定外が発生し、本を探すところから開始するんでしょうね。これは極端な例ですが、仕事においてもタスクの洗い出しが足りていないと同じようなことが発生しますよ。

いわゆるデスマーチですね。

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デスマーチから抜け出す方法は、タスクの洗い出しから全てがはじまる

デスマーチを抜け出すために、まず最初に取り掛かるべきことは、タスクを洗い出す事から始まります。ここで一番苦労するのは、タスクを洗い出す行為よりも問題を対処しようとする現場の声が大きことです。

私自身も頻繁に現場から文句を言われるのですが、現場は目の前の問題の対処に躍起になっていてタスクを洗い出す暇があったら問題を対処したいと考えてしまいます。

プロマネは、この現場の声は一旦無視しましょう。(無視と言っても、フォローや理由は説明しましょうね)

そして、タスクを洗い出す。最初の洗い出しは相当のパワーが必要ですから、プロマネがヒアリングして率先して洗い出します。

洗い出した次のアクションが重要

タスクを洗い出した後に陥りやすい事象は、洗い出したタスクが放置されることです。現場は、元々タスクを洗い出すことすらできていなかったので、タスクのメンテができるわけないんですよ。

私の会社でも、タスクの洗い出して満足して終わってしまうことが多いです。それらを見ていると共通点がみえてきます。

それは、「洗い出したタスクをチェックする機会がない」ことです。週一のチームミーティングで確認だなんて炎上中のプロジェクトにおいては無意味です。

なので、必ず毎日15分でも時間を作ってタスクの状況をチェックします。この時に、新たに発生したタスクは漏らさずに登録する。そして、少しでも遅れを検知したら、いつまでにどこまで完了させるかを、その場で確認するのです。

 

ここまで紹介した内容は、とても単純な基本動作ですが、この基本ができていない職場が多くあります。基本動作を継続させる仕組みが大切なんです。クライアント起因で発生するデスマの場合は、また別の対処方法になりますが、これはまた別の機会に紹介しますね。

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30代の東京で消耗している社会人のMahaloです。沖縄の」ベンチャーで働く為に準備中。日々経験したことを自由にまとめているブログです。 ブログタイトルのMahaloはMa:〜の中に Ha:呼吸する、命、魂 Alo:共有する、向き合う 「魂・命の中に共有する」で「Mahalo:ありがとう」と考えると深い意味ですね。 私の大切な言葉「一度きりの人生、無駄にしない。他人にどう思われても構わない。自分で考え行動する」