パワポ禁止は資料作成能力が無いから!完璧なパワポを参考に正しい作り方を学ぶ

こんにちは、Mahaloです。私の会社では数年前からペーパレス化が進み、各種資料がExcelからPowerPointへ移行してきております。そんな中、世の中ではPowerPointを禁止する企業も出てきているようです。

日本企業でいうとトヨタなんかが、禁止しているようですね。その禁止したい気持ちすっごく分かります。PowerPointにしたら、資料が抽象的になりすぎて、説明を聞かないと全く意味が解らない。

私が思う、完璧なPowerPoint資料を交えながら見ていきましょう!

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パワーポイントでの資料作成は実は難しい

簡単い資料作成できると思われがちなPowerPointですが、実は難しいのです。

理由は、ExcelやWordと違って、一度に表現できる情報量が少ない。そして、資料作成時にアニメーションや装飾、図・表を多用すると、本質が分かりにくくなる。

このポイントを抑えられていないと、「資料の見た目を気にして図や装飾、アニメーションを多用。完璧に仕上げようとする。」という日本人の悪い癖が出てしまうでしょう。

こんなことばかりやっているから、PowerPointを禁止する企業が増えているのです!全く迷惑な話ですよ。PowerPointは優秀なツールなのですが・・・。

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PowerPointを禁止する企業が増えている理由

PowerPointを禁止する理由は、以下の通りだと考えてます。

  • 資料作成に時間がかかる。
  • 抽象化されていたりして、誤解を招く。
  • 図や表だけであると、伝えたいことが伝われない。
  • 資料だけと見ても何を言っているのか、不明である。

これらは世間一般的に言われている事ですが、私の会社は追加で以下の点が大きな問題点になっております。

講演会で利用するプレゼンテーションのような資料構成で、通常の報告資料や説明資料・企画書まで作ってしまっている。

報告資料や説明資料、企画書に図や表だけを載せて、内容は口頭で補足しようと思っては駄目だと思うのです。

何故なら、資料というのは、ドキュメントとして共有され、残されるからです。だから、口頭で説明されないと正しく理解出来ない資料では駄目なのです。

いかがでしょうか。私の会社以外にも思い当たる方はいるのではないでしょうか。

なお、プレゼンテーションのPowerPointは、プレゼンする時の補助の資料という位置付けですから、問題ないかと思います。

PowerPointがメインで、口頭が補足という場合は、PowerPointがメインと考えられますので、上で説明した問題点が発生してしまいます。よって、PowerPointを使ってはいけないのです。

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パワーポイントのポイントはNot 抽象的!Not 装飾!

私は、プレゼン以外の資料も、原則PowerPointで作成しています。そうPowerPoint大好き人間です。私がPowerPointで資料作成する際に心がけているポイントは、以下の点です。

  • メッセージを主張する!表や図には、必ず伝えたいメッセージを、文章で入れる。伝えるべきポイントを更に絞って太字にしたり、下線を付けたり、色を変えるとより効果的ですね。
  • 見た目は気にしない!アニメーションは利用せず、抽象的なイメージだけの資料にはしない。

大切なのは、資料の見た目は気にせず、伝えたいメッセージを文章化して具体的に伝えることです。

完璧なPowerPointの資料の例は?

これらのポイントを完璧に再現している資料が、経済産業省のHPの調査レポートでありました。
IT人材の動向について調査したレポートで、極めて内容の濃い、有益なレポートでした。内容はともかく、公式資料として完璧だと思われる、このパワポから引用して説明していきます。

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出典:IT人材の最新動向と将来推計に関する調査結果

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出典:IT人材の最新動向と将来推計に関する調査結果

いかがでしょうか。この資料を見て何を思いますか?プレゼン資料としては、字が多くごちゃごちゃしているので、失格ですが、報告資料・企画書としては最高なのでしょうか?(行政の正式文章ですので仕方ありませんが、見た目に拘りすぎているので、作成するの大変だったのでは?と思いますが・・・。)

何がすごい点なのか、以下の2点が完璧です。

  • スライドの最初に、何を言いたいのか文字装飾を用いて文章化されている。極端な話、この文章だけ見せられても、理解できる。
  • 表や図の中で、何を言いたいのか。何が読み解くポイントなのか明確になっている。

一体、世の中のPowerPoint資料でここまで具体的に物事を記載しているものは、どの程度存在するでしょうか。

ただし、もう一度言いますが、見た目に拘りすぎてはダメです。報告相手によって資料のレベルを落として7割の完成度で説明に臨むというのも大事ですよ。完璧を求める為に残業するとは、論外ですから。

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30代の東京で消耗している社会人のMahaloです。沖縄でのプチホテル開業に向けて準備中。日々経験したことを自由にまとめているブログです。 ブログタイトルのMahaloはMa:〜の中に Ha:呼吸する、命、魂 Alo:共有する、向き合う 「魂・命の中に共有する」で「Mahalo:ありがとう」と考えると深い意味ですね。 私の大切な言葉「一度きりの人生、無駄にしない。他人にどう思われても構わない。自分で考え行動する」