チームミーティングは何のためにあるもの?廃止方法と、廃止してわかったこと

こんにちは、Mahaloです。私はIT業界に勤務しております。最近、チームミーティングって何のためにやっているのだろう?という疑問が出てきました。いろいろ考えた結果私の所属するチームは、チームミーティングを廃止してみました。

その結果、チームミーティングやらなくても問題ないじゃん!という結論に達しました。その理由を、まとめておきます。

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チームミーティングの目的は進捗確認??

チームミティングを見直すために、最初に部署のリーダー格で集まり、チームミーティングの目的について議論しました。

その結果、大きく以下の4点を中心に実施していることがわかりました。

  • 各プロジェクトの進捗を確認する
  • 課題を報告、解決に向けて議論する
  • 隠れた課題を見つけ出す
  • 連絡事項を案内する

これ以外に、顔を合わせる事でコミュニケーションをとるというような、もうやる意味がよく解らないものまで出てきました。

私のチームも進捗確認をしながら、適宜質問し合って、隠れた課題を発見することが主な目的で運営されておりました。

そして、基本的に対面で実施しております。IT企業にもかかわらず、Web会議なんてのは一切使われておりません・・・。

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廃止を考えるキッカケが必要。ポイントは月曜日AM

チームミーティングってのは、進捗確認等はやるものの、なんとなく昔から皆が実施しているから実施しているのが実態だと思います。

そこで、私はチームミティング廃止に向けて仕掛けてみました。開催日を月曜の午前中にしてみたのです。月曜ってのは祝日も多いです。特に月曜の午前中ってのは、別の予定も入ることも多く休会になる可能性が非常に高い。

案の定、休会になる時が多く発生しました。

しかし、廃止されても誰も困らないのです。それだけ、今まで無駄なチームミーティングをやっていたのかが判りますね。

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結局休会にすると困ることって何よ?

メンバーで廃止に関して話し合いました。メンバーから出てきた意見としては「顔を合わせるのが大切なのでは?」「進捗を報告しないと心配」。管理職からは「進捗状況が判らず困る」という意見が・・・。

それだったら休会にしていた時は、困らなかったのかよ!ということですよ。

ここでチームミーティングの意味を再度考えてみます。先ほども列挙しましたが、正しいやり方かは知りませんが、私のチームでは以下の4点です。

  • 各プロジェクトの進捗を確認する
  • 課題を報告、解決に向けて議論する
  • 隠れた課題を見つけ出す
  • 連絡事項を案内する

それぞれ廃止して本当に困るのか考えていきます。

チームミーティングでの進捗確認する。無駄じゃない?

チームミーティングを待って進捗確認していたらスピード感なさすぎでしょ!仕事は一週間まとめて動くのものではなく、日々変化するのも。それを週に一度の進捗ミーティングで話していたら、手遅れになるかもしれません。

少なくともIT業界では、redmineのようなリアルタイムで進捗確認できるツールや、コミュニケーションを積極的して、進捗を確認することの重要性が高まっていると肌で感じています。

また、課題解決に向けての議論もチームミーティングを待つのではなく、即解決に向けて関係者が集まりその場で解決に向けて進めるという事が、非常に大切。

結局、チームミーティングでは、解決策まで持っていけず、解決に向けての道筋を少し話す程度で終わってしまっていのも、事実です。

そして、隠れた課題を見つけ出すというのも、同じですよね。日々のコミュニケーションが大切です。

このコミュニケーションは、私も重要視しております。詳しくは、過去記事でも触れております。

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関係者へメールでもいいで十分じゃないですか。

 

まとめ

ここまで言っても、対面で話す事が大切だという人はいます。

でも、その対面というのがWeb画面でもいいのではないでしょうか?極端な話、顔が見れなくても、声だけでも十分です。集まるというと、物理的にその場にいなければならないという制約が発生してしまいます。初対面でない限り、対面でも音声会議でも違いは出ませんよ。

それに、今後の世の中の働き方を考えると、在宅勤務が確実に増えるでしょう。そんな中でも対面でチームミーティングだ!なんて言っていると退職者が出て会社が終わっちゃいますよ。社会に合わせて働き方も変えていきましょう。

みなさん、仕事をしていて疑問に思ったことや無駄だと感じた事は、口だけで文句を言っていても何も変わりません。実際に行動してみることが重要です。すると不思議と会社ってのは変わるものです。

行動することで、私も朝礼も廃止できましたし。

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30代の東京で消耗している社会人のMahaloです。沖縄でのプチホテル開業に向けて準備中。日々経験したことを自由にまとめているブログです。 ブログタイトルのMahaloはMa:〜の中に Ha:呼吸する、命、魂 Alo:共有する、向き合う 「魂・命の中に共有する」で「Mahalo:ありがとう」と考えると深い意味ですね。 私の大切な言葉「一度きりの人生、無駄にしない。他人にどう思われても構わない。自分で考え行動する」