資料説明は禁止です!会議の効率化はする「すごい会議」のポイントは?

こんにちは、Mahaloです。仕事で打ち合わせしていて、最初に資料の説明していませんか?単純に読んでいるだけという場合も多くありますよね。聞いている方は、打ち合わせで決める事を決めてとっとと終わらせて他の仕事をしたいのに!!と感じてますよ。

少なくとも私は、感じてます。

なんで、こんな事が当然のように起こっているのでしょうか?

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会議で資料の披露して説明は時間の無駄

皆さんの会社で会議は、何から始まりますか?私の経験上は、大きな会議になればなるほど資料の説明から入る事が多いです。更に言うと、この形式の会議は、大半が1時間枠で実施されています。

先日出席した会議も一時間の枠が決まっていて、最初に会議の目的が話され、その後たらたらと説明ですよ。説明者以外の人が最初に発言したのが開始から説明開始から20分後・・・。

出席者が少ない会議であれば、私も反論したいのですが、役員が数名いる会議・・・。

最初の発言まで何も言えませんでした・・・。

この会議を経験すると、皆さんはどう感じますか?

普通だよね。一時間で終わるんだからいいじゃない。説明してくれないと会議進まないでしょ。

なんて思ってませんか?

考えてみてください。会議の目的は以下の3つです。情報共有 意思決定 討論(ブレスト)のいずれかでしょう。この中で資料の説明が必要な会議は、存在しません。

理由は簡単です。

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資料を口頭で説明するよりも、読み込む方が圧倒的に早い

どの目的の会議でも同じなのですが、会議の前に目的を明確にした上で、資料は事前に配布してしまうのです。

情報共有が目的の場合は、質疑応答のみにします。意思決定の場合は、意思決定を行う場合も同様です。討論も同じ考え方で、資料をベースに前提知識が揃っているので、不明点のみ質疑応答を行い討論startです。

これだけで会議の時間は半分になりませんか?実際に会議する前には必ず「資料を先に配ってね!」と伝えます。そして事前に目を通します。気になる点があれば事前に質問して回答を貰うようにします。

この時間がどうしてもなければ、会議の冒頭で資料を読む時間を5分で良いので作るのです。5分もあれば大抵の資料のポイントを把握することができますよ。説明すると20分以上かかるようなものも5分で問題ありません。

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資料の完成度を披露する場になってしまっていないか?

会議の前に資料を配布して、議論だけする会議が何故浸透しないんでしょうか?私の周囲でも全く浸透してませんよ。特に大きな会議になればなるほどその傾向が強いですね。

私が思うに、会議の場で資料のお披露目というか資料そのものの出来を披露しているような気がするんですよね。どれだけ綺麗な仕上がりなのか。

また、説明してくれて当たり前と思っている会議の参加者も問題ですよね。資料が事前に配布されたら説明が入らなくても問題ないレベルまで読んでおいてほしい。

そして資料の作成者は資料を見るだけで理解できるものにしてほしい。具体的にどんな資料なのかというと過去のこのエントリーを見ていただきたい!

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30代の東京で消耗している社会人のMahaloです。沖縄でのプチホテル開業に向けて準備中。日々経験したことを自由にまとめているブログです。 ブログタイトルのMahaloはMa:〜の中に Ha:呼吸する、命、魂 Alo:共有する、向き合う 「魂・命の中に共有する」で「Mahalo:ありがとう」と考えると深い意味ですね。 私の大切な言葉「一度きりの人生、無駄にしない。他人にどう思われても構わない。自分で考え行動する」