業務改善の施作が定着しない!定着のために行う2つポイント

最近仕事をしていて各種取組の定着率悪っ!!!と感じる事が多くあります。

何を言っているかというと、何か業務改善の施策を打ち出して、これをやるぞ!と意気込むのはいいのですが、定着せず廃れていく・・・。という事を恥ずかしながら経験しています。とにかく私はこの経験が多かった。

良く言えば次々に改善改革を立ててtryエラーで続けていく。悪く言えば定着せず飽き易い。しかし、最近では、定着せず辞めてしまうよりも、定着する確率がグンとあがってきたので、その手法をご紹介します。

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定着しない場合は意志が弱いからではない!

物事を定着させる事ができない。と悩みを相談すると「意志が弱いからだ!やる気がない!」という感じに、気持ちの問題に切り替えて問題点を追及していく方がいます。

精神論で議論してくる人が実際の仕事の現場や、プライベートでも本当に多くて困ってます。私はこの解決方法は間違っていると思うんですよ。

私は意志が弱い人間なので、普通に過ごしていれば、勉強もしなければブログも書かないでしょう。毎日大好きなお菓子を食べ続けていたでしょう。(かつて、会社帰りに複数人でシェアして食べるお菓子を一人で一年間食べ続けた事があります)

これではマズイと感じて、改善計画を立てましたが失敗の連続・・・。

しかし、とあるコツを掴んだ事で、勉強もするようになりましたし、読書もする。ブログも書けば、お菓子も食べなくなった。

では何をやったのか・・・。

答えは簡単!目的を理解する事とプロセス化する事を徹底したのです。

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取り組みを継続するには目的を理解する事が重要

取組みを継続させていくには、行動に対する目的をしっかりと理解する事です。

例えば、「読書する」とした場合、何故読書するのかを自身に問うのです。私が読書をするようになった理由は、先輩社員の影響からでした。その先輩社員は本から得た知識を活かして鋭い意見を言っています。しかも、非常に知っている分野も幅広い。当時の私はネットニュースから得た上辺だけの知識であったため、非常に悔しかった。

この経験から、「幅広く先人の知恵が詰まった本を読み、自身の行動に活かす」という目的を明確にして読書をするようになりました。

何故目的を意識する事が重要なのか?

まず、目的意識が無い人が、何か行動を起こします。当然継続できませんよね。その時、当人に何故継続できない?と問うた時にはどんな答えが返ってきますか?

多くは、「やらないといけないとは思うんですが、忙しくて(面倒で)・・・」でしょう。よく「頭では分かっている」と言って、やらない言い訳をしている人もいます。
私も同じ答えを返していました。

この状態は「心底ではわかっていないから、行動に至らない。」と捉えるべきだろう。本当に心底からその行動の重要性が理解できていたら、然るべき行動をとるものです。なので、行動する為には目的を理解する事が重要なのです。

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定着させるにはプロセス化が命

行動すべき目的が明確になったら次は、プロセス化です。

ここでは、仕事のタスクブレイクを例に説明していきましょう。タスクブレイクの重要性は、皆理解しているばずです。よくWBSを作りましょう。タスク表を作りましょう。とか言われますよね。

私も最初に作って満足してしまい、その後の更新頻度が落ちていき、ついには更新しなくなる。こんな日々を過ごしていました。

なぜ、私はWBSを更新しなくなってしまったのか。

理由は、タスクブレイクした結果を使う場面が存在しないからです。WBSという一覧ではなく、頭の中でタスク整理し抜け漏れなく実施できていました。また、更新する手間も面倒だと感じていました。しかし、複数人で仕事をしている況化では、タスクを一覧化しチームで共有しておく必要が出てきます。

そこで、更新を継続させる為に仕事のプロセスにWBSを入れ込んだのです。例えば仕事の依頼はメールではなく、WBSで行う。進捗状況をWBSで確認する。課題管理もWBS上で実施する。という形です。

当然、WBSレベルのタスク管理を実施すると週次の更新では、意味の無いものになってしまいます。なので、更新をデイリー化する必要があったのです。更新頻度を高める策は簡単です。チェックする頻度を毎日の習慣にしてしまえば良いのです。
すると、日々更新する事が当然になり定着していくのです。

極端ではありますが、歯を磨くのと同じレベルまで習慣化してしまうのです。

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30代の東京で消耗している社会人のMahaloです。沖縄の」ベンチャーで働く為に準備中。日々経験したことを自由にまとめているブログです。 ブログタイトルのMahaloはMa:〜の中に Ha:呼吸する、命、魂 Alo:共有する、向き合う 「魂・命の中に共有する」で「Mahalo:ありがとう」と考えると深い意味ですね。 私の大切な言葉「一度きりの人生、無駄にしない。他人にどう思われても構わない。自分で考え行動する」