残業対策の為に夕会を開催が効果抜群!帰宅時間と当日タスクをコミットしよう

こんにちは、Mahaloです。以前も別記事でお書きしましたが、会社で残業時間を減らしホワイト企業にしようという動きがあります。取り組みを開始して早一ヶ月で少しずつ効果が出てきましたので、そのノウハウをちょっと公開しちゃいます。

題して、夕会でタスクを棚卸しその日にやるべき仕事をコミット作戦です。

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なぜそこまで残業するのか?そんなに忙しいか?

まず、残業削減の取り組みを本気でやる前のチームの状況がどのようなものだったかというと・・・・。

特定メンバーが夜遅くまで残業している。早く帰っているメンバーもいてなぜ残業しているのかが不明という状況でした。こんな状況を放置したマネージャー失格なんですが、結果は出ていたし、好きで残業しているように見えていたので放置してしまっていました。(反省・・・)

そんな状況の中で、社会全体が残業削減の風潮が出てきて、ついに21時以降完全退社を目指した目標が会社としても掲げられました。

会社からは単純に21時以降の残業は禁止。各部門で何かしら話し合い取り組むようにとお達しのみ。わたしはまず、何をアクションするのか考える事にしました。

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最初のアクションは、タスクの洗い出しと見える化

最初に取り組んだことは、各自のタスクをタスクを完了させるまでの段取りを見えるようにしました。あまり細かくしすぎるとタスクを入力し管理する方が手間になってしまうので、入力するタスクは、「今すぐにやらない」または「15分以上掛かるもの」としました。

そして入力するタスクは、「大きな目標とその目標を実現するための、細かい行動」に分けて入力してもらいました。

例えば、「報告書を提出する」というタスクがあった場合、その報告書を提出するまでの段取りもタスク化してもらます。

・・・。世間一般的には当然なことですかね?こんな初歩的なことは、言われなくてもやっているよという人も多くいるかと思います。しかし、このタスクをチーム内のメンバーであれば説明なしで、理解できるレベルまで全員が落とし込めてますか?全員が、入力内容を見れば状況が理解できるという事が大きなポイントです。

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洗い出したタスクの無駄排除を徹底的に実施

タスクの洗い出しまでできたら次は、タスクのチェックです。チェックの観点は、「無駄な仕事をやっていないか。」「タスクのゴールに向けて最適な道筋で向かっているか。」あたりを重点的に確認します。

一ヶ月間チェックし続けて感じたのが、皆がやっていた無駄なタスクの多さに驚かされました。

私が無駄だと感じたものは、ちょっと強引ですが全てやらずに済ませる。品質や評価が落ちるなんてどうでもいい事です。本当にタスクにゴールに向けて必要なものなのかを判断するのです。いわば、過剰品質の排除を徹底的にやるのです。

結果的にクライアントに文句を言われたら、その場でいい感じにまとめて事態収めるのが私のようなマネージャーの仕事です。部下に無駄なクライアントの相手をさせているのは、時間の無駄です。

夕会で帰宅時間と残タスクをコミットさせる

ここまでやったら、早く帰る土台まで完成しております。仕事量は減っているのですから、今までよりも早く帰れて当然です。

しかし、日本人って本当に馬鹿真面目で早く終わったら、別の仕事をやりだして結局昔と同じだけ残業してしまうんですよ。本当に仕事真面目な方ほど、この症状に陥って中々帰らないのです。理由と聞いてみると、残業するのが当然だったから早く帰ると不安・・・。時間があるから他のタスクもやっておこうというきになる・・・。というものでした。

そこで、残業対策の最後の仕上げとして夕会を新設です。

夕会で何を話すのかというと。単純にその日の帰宅時間と当日中どのタスクを仕上げるか。を皆に共有しコミットするのです。

今までよりも残業時間分だけ先送りするタスクも増えますが、そこは将来のタスクが最初に見える化されていますから、後のコントロールはマネージャーの仕事ですね。先回りしてタスクの排除であったり、スケジュール調整すれば良いだけなんです。

残業対策の効果はどれほど出たのか?

私は、残業を減らすためには単純に夕会をやって帰宅時間をコミットするだけでは、逆に皆の不満が出てきてしまうと感じていました。なので、最初に仕事内容を皆で共有するように地道な努力を続け、無駄な仕事を減らしたのです。

結果、夕会で帰宅時間と当日タスクをコミットする事で何の躊躇もなく残業しないで帰ります!と宣言する若手社員も出てきています。皆、1日で2時間から3時間程度削減できています。

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30代の東京で消耗している社会人のMahaloです。沖縄の」ベンチャーで働く為に準備中。日々経験したことを自由にまとめているブログです。 ブログタイトルのMahaloはMa:〜の中に Ha:呼吸する、命、魂 Alo:共有する、向き合う 「魂・命の中に共有する」で「Mahalo:ありがとう」と考えると深い意味ですね。 私の大切な言葉「一度きりの人生、無駄にしない。他人にどう思われても構わない。自分で考え行動する」