こんにちは、Mahaloです。最近、残業することが会社で悪だという風習が出てきました。とても良いことですよね。残業を減らそうという努力を経営がしてくれているのが、非常に効果が出ております。
しかし、そんな経営からの方針があるのにも関わらず、現場って残業や非効率でも時間をかけた方が良いという文化ありますよね。そんな非効率な方法の中で、本日取り上げるのが会議の話題です。
現場では対面会議が一番良いと考えている人が多い
仕事をしていて感じるのが、対面での会議が何をするにも一番効果的で、物事がスムーズに決まると信じられています。確かに、時間が無限にあるのだったら、時間を掛けて対面で会議をするのは効果的でしょう。
この考え方は、現場には非常に色濃く残っています。特に大企業になればなるほど多いでしょう。よく会議を行うための事前会議とかやってませんか？本当に無駄です。しかもこれらを全て対面で実施すると来たものですから困ります！
いくら会議に出席したくないと考えていてる方がいても、周囲が納得しないので参加しているという事は多いのではないでしょうか。特に若者にこの考えが多いですかね。
でもよく考えてみてください。仕事というのは時間を掛ければ良いというものではありませんよね。決められた時間内に、決められたアウトプットを出すことが前提です。
こうなった時に会議を対面でやることが本当に正しいのでしょうか。
会議は禁止！上司に反対されるも説得して実行！
会議に参加したくないと考えた私は、「会議は極力やらないぞ！」仮に実施する場合は、社内であれば基本は１５分で実施。長引くようであれば３０分までというルールをチーム内に徹底させました。社外との打ち合わせなんてのは、移動して対面ではなく、Web会議にしました。
当然ハレーションはきます。一番反対してきたのが面等なことに直属の上司です・・・。なんと、直属の上司は決めることは対面でやるべき。というのです。対面でしか伝わらない事はあるのだと力説します。
さぁどうするか？と一瞬迷いました・・・。しかし、やると決めたのですから実行します！
会議の見直しの基本ルールは５点で上司を合意
今の会議のやり方を正しいと思っている上司を説得する必要がありますので、幾つか条件付での実行となりました。基本は以下の５点を守ること。この４つを実行できなければ、会議を減りますが、プロジェクトが進まないということになってしまいます。
- 定例の打ち合わせは禁止。
- 突発の打ち合わせは１５分以内。長くても３０分で切り上げる。
- 移動を伴う会議や社外との会議はWeb会議とする。
- 打ち合わせでは決めることを明確に宣言する
- 打ち合わせ時に資料を使う場合は事前に共有する
一部そんなの当たり前だろ！というルールもありますが、今まで対面で1時間の打ち合わせが基本となっていた文化からすると大きな進歩です。
実施から一ヶ月で困ったことは無し！
この施策を実行し出してから、困ったことが幾つか出てくるかと思いましたが、なんと一切ないんですよ。これには驚きました。
実は、Web会議や書面開催へ移行する前は、本当に合意したいことが合意できるのか？決めるべきモノは決まるのか？非常に不安な気持ちがありました。
この不安は、最初の打ち合わせまで続きましたが、一度このスタイルでやってしまえば、なんの不便もありません。逆に直接会っていない為、無駄な議題も発生せずスムーズに会議が進むという感じもありました。
また、一番効果が大きかったのが生産性が上がったことです。書面開催での打ち合わせにより、何かを決める為に要する時間が大幅に短くなりました。
以前のスタイルだと、「ここ困ったな・・・。どうしよう。次回打ち合わせ時に相談しよう」ということが発生してしまっていました。当然、打ち合わせの場で急に話が出てしまうので、その場で答えが出ずに、次回打ち合わせ時に答えを出す。こんなことも多々ありましたね。書面開催は、これが一切なくなりタイムリーに課題が解決されていました。（今までの状況が極端で酷かったのだとは思いますが・・・。）
５つの基本ルールの中、最も効果的だったこと
チームで振り返りをしましたところ、どのルールも効果があることが判明しました。私が個人的に効果が大きいと感じたことは、突発の打ち合わせ時間を１５分以内に変更したことです。今では１５分でも長いと感じて５分で片付けます。
これは、なぜなのか？
それは、私の場合、相談を受ける突発の打ち合わせが多く発生しました。５分で決まらないということは、検討が足らないと判断して、再度検討することにします。もしくは、別のアプローチをアドバイスするということを心がけています。こうしていると今まで３０分や１時間かけていた打ち合わせが、５分で完了するのです。
この改革は、私だけでなく相談相手にも良い効果がありました。それは、相談する際のポイントが的確に説明する力や、５分で決めるポイントを抑える力が身についたのです。要するに、相談するまでのスピードもアップし、相談内容も的確なのですぐに解決します。最終的には相談することすら不要になるでしょう。
ということで、この会議の改革はわずか一ヶ月で成果が目に見えて出てきました。反対していた上司は、対面の良さもあるとまだ言ってますが、無視して効率を重視した仕事の進め方をして、残業しない職場を目指していこう！と決心しました。この話に共感できた方は、朝礼も廃止した記事もあるので読んでくださいね。
